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Que software devo escolher? Use o ROI para decidir

Por Robert Green

Esta é uma pergunta comum nos ambientes de todos os tipos de projeto. Usuários de software e tomadores de decisão se perguntam que ferramentas são as melhores para sua empresa. Perguntas como “O AutoCAD é melhor do que o LT?” ou “O Revit é mesmo melhor do que o AutoCAD Architectural?” refletem dois cenários que devem ser analisados com perguntas como: “Quanto custam essas ferramentas? Elas valem mesmo a pena?”. Seja você um usuário, gerente de CAD ou de projeto, essas perguntas vão deixá-lo confuso.

No entanto, pensando no panorama geral, elas são variantes de um único tema: qual é o software certo para seus usuários e sua empresa?

Quando se pensa nas perguntas só sob esse ponto de vista, a resposta é simples: use as ferramentas que aumentem a eficiência de seus usuários e gerem o melhor ROI para sua empresa.

O que é ROI?

O ROI (retorno sobre investimento) é uma maneirade tomar decisões complexas de compra de software CAD usando uma abordagem matematicamente orientada. Usando o ROI, sua empresa pode tomar decisões de licenciamento de software com base em uma lógica comercial sólida, e não apenas em desejos ou emoções.

A equação básica do ROI é simples:

Se pensarmos na equação em termos de software, fica claro que, para justificar o custo de uma compra/licença de qualquer software, seu uso deve gerar economia. E, como a relação-chave desta equação é a economia de custos, o modo de obter o melhor ROI é maximizar a economia e minimizar os custos.

Vamos imaginar um cenário básico:

Se sua empresa pudesse licenciar um software por US$ 500/ano, a economia em custo de mão de obra seria de US$ 2.000, com o impressionante ROI de 400%, como vemos na figura abaixo.

Por que você deve se preocupar?

Independentemente de sua função na organização, não é lógico que, se você puder ajudar a empresa a poupar tempo e baixar custos usando um software CAD, seu emprego estará mais seguro? O modo como você encara as questões de CAD e ROI normalmente depende da sua função na organização, e a maior parte das empresas tem a seguinte distribuição:

Usuários e gerentes de CAD.  Estão sempre em busca de oportunidades para economizar com novas tecnologias de software CAD.

Gerentes de CAD e de projetos.  Estão sempre empenhados em controlar os custos associados à implementação de novos softwares CAD.

Gerência sênior.  Verifica se a economia e as estimativas de custo são razoáveis, para que se possa, de fato, atingir um ROI alto.

Com base na sua função, agora você vê que a tarefa de achar métodos de trabalho com software que gerem alto retorno sobre o investimento se reduz a:

Usuários e gerentes de CAD.  Encontram novos modos de usar software CAD para realizar seu trabalho mais rapidamente.

Gerentes de CAD e de projetos.  Verificam se o novo software CAD funciona e se cabe no orçamento.

Gerência sênior.  Questiona tudo e valida a matemática de todos.

Economia: tempo = dinheiro

Na maioria dos ambientes de projeto, a duração de uma tarefa com base em CAD é medida em horas gastas, desde quando o usuário do CAD começa até as revisões finais. Esse número é multiplicado pelo custo de mão de obra do usuário do CAD para calcular o custo total do projeto, como:

Custo do projeto = tempo (horas) x custo de mão de obra ($/hora)

Basta olhar para esta equação para chegarmos a duas conclusões:

  • Definitivamente, tempo é dinheiro, pois é diretamente proporcional ao custo do projeto
  • Quanto maior for o custo da mão de obra, maior será o custo do projeto
  • Se o custo da mão de obra permanecer igual, o único meio de reduzir o custo do projeto será diminuir o tempo.

Como a maioria dos usuários de CAD, dos desenhistas aos engenheiros, tem altos custos de mão de obra, poupar seu tempo significa uma economia de custos real para a empresa. Assim, se for possível usar uma ferramenta de software mais potente para poupar tempo, ela pode se pagar com a redução dos custos do projeto.

Logicamente, a questão agora é: “Onde estão as melhores oportunidades de economia no nosso ambiente CAD?”.

Identificar e quantificar a economia

Para localizar a economia de custos em potencial, no ambiente CAD de sua empresa, todos os usuários e gerentes de CAD devem se perguntar:

Quais são os meus processos mais redundantes?  Se você identificar as tarefas que se repetem com mais frequência, descobrirá onde um software CAD de automação ou mais inteligente poderá ajudá-lo.

O que me leva a errar?  Os erros frequentemente são causados pela interação humana equivocada ou por cálculos matemáticos incorretos, que podem ser eliminados com um software de projeto inteligente. Se você usar um software CAD mais inteligente nos cálculos de engenharia civil, mecânicos ou arquitetônicos, ganhará tempo, pois não precisará corrigir erros.

Que problemas a maioria dos outros usuários tem?  Se você encontrar um software CAD que resolva os problemas que afetam a todos, inclusive a você, terá identificado outra oportunidade de economia ainda maior.

Como eu poderia fazer melhor?  Em vez de pensar só em termos de tempo, pense em como você pode melhorar a qualidade do trabalho e como um software CAD mais inteligente pode ajudar nessa tarefa. Alguns exemplos são a criação de ilustrações ou renderizações para acelerar o marketing, a detecção de interferências de campo em projetos arquitetônicos ou um apoio mais efetivo aos esforços de construção com o melhor planejamento urbano em projetos de engenharia civil.

Em suas tarefas rotineiras de CAD, tenha à mão um bloco de anotações e registre todas as ideias que surgirem para poupar tempo, reduzir problemas e executar tarefas com melhor qualidade. Você vai se surpreender com a quantidade de ideias que terá! E saiba que, às vezes, as pequenas tarefas que você faz e refaz são as grandes vilãs do seu tempo!

Um caso hipotético

Vejamos um caso hipotético, embora do mundo real, para esclarecer melhor todo o processo de identificação e cálculo do ROI.

Empresa:  A XYZ Steel Detailing presta serviços personalizados de projeto a vários clientes. Seu fluxo de trabalho envolve funcionários que devem produzir semanalmente muitas folhas com desenhos detalhados de fabricação, com uma carga típica de 150 trabalhos/ano/funcionário, sendo a remuneração média total desses trabalhadores de US$ 25/hora.

No momento, a empresa usa o AutoCAD LT porque seu custo de assinatura (US$ 360/ano) é inferior ao de uma licença completa do AutoCAD (US$ 1.045/ano).

Ideia para economizar:  um dos funcionários acha que seria mais produtivo usar o AutoCAD do que o LT porque ele permite usar alguns programas do AutoLISP de domínio público (não suportados no LT) para automatizar tarefas e poupar tempo.

Para avaliar este caso, foram seguidas estas etapas:

Análise comparativa:  Bbaixando uma versão de avaliação por 30 dias do AutoCAD, o funcionário pode executar alguns programas do AutoLISP em uma seção transversal de projetos e identifica estes resultados:

  • A conclusão de um projeto médio demora 12 horas com o LT.

  • Com o AutoCAD e os programas do AutoLISP, ele consegue concluir um projeto típico em 10 horas, ou seja, economizando duas horas por projeto.

Cálculo da economia:  como o custo de mão de obra do funcionário é de US$ 25/hora, pode-se economizar US$ 50 por projeto (2 horas x US$ 25/hora). Os números começam a se agigantar quando se considera que, em um ano, esse projetista pode economizar US$ 7.500 (US$ 50/projeto x 150 projetos) em custos.

Conclusão inicial:  sem entrar em cálculos detalhados, certamente a economia de US$ 7.500/ano justificaria assinar o AutoCAD por US$ 1.045 em vez dos US$ 360/ano do LT, mas vamos à matemática, só para ter certeza.

Cálculo do ROI:

Você vê a importância do ROI?

É muito mais persuasivo solicitar a assinatura de um software com o cálculo do ROI realizado, do que simplesmente dizer “Quero um software novo!”, e você verá o peso de uma tomada de decisão com base no ROI!

A cultura do ROI

Se sua empresa tiver ideias que gerem um ROI alto, como no caso da XYZ Steel Detailing acima, ela investirá no software porque vê nisso um retorno claro. Normalmente, o problema é identificar a funcionalidade do software que oferece oportunidades de ROI alto e, a partir daí, trabalhar a implementação dessas ideias, para que possam ser plenamente adotadas.

As empresas que se saem bem nos métodos de cálculo de ROI tendem a adotar as políticas a seguir, que podem ser resumidas nestas estratégias:

Os usuários dão sugestões que geram economia.  Quem melhor para encontrar deficiências no software CAD que podem afetar a economia do que as pessoas que usam o produto diariamente?

As equipes de CAD/gerenciamento de projetos priorizam o mais lucrativo.  As sugestões dos usuários são avaliadas pelas equipes de CAD e gerenciamento de projetos, para que aquelas que gerem a maior economia possível sejam postas em prática primeiro.

A gerência sênior acompanha a economia gerada.  Após as sugestões dos usuários serem avaliadas e implementadas, os números relativos à economia e ao ROI são regularmente mostrados à gerência sênior.

A empresa recompensa os funcionários.  Quando alguém tem uma grande ideia para aumentar o ROI, e ela é implementada com sucesso, a empresa geralmente reconhece essa pessoa com um prêmio ou um pequeno bônus.

Em um curto período, a cultura do ROI começa a se fortalecer e todos, do usuário do CAD de nível mais baixo ao gerente de nível mais alto, entendem o quanto está sendo economizado com o uso mais inteligente do CAD. A médio prazo, estabelece-se uma cultura de aprimoramento constante (quantificada pelo ROI e pela economia), e todos começam a buscar meios de melhorar o uso do CAD para economizar mais.

Ajuste fino de custos e ROI

O exemplo da siderúrgica não considerou que todos os funcionários precisarão aprender como usar os utilitários AutoLISP com o AutoCAD para economizar tempo nos projetos. Sendo assim, vale considerar o custo total da implementação de um novo software, por exemplo:

Diferença no custo do software.  Quanto a mais o novo software custará por ano?

Tempo de implementação.  Qual será o tempo necessário para que a gerência de CAD e/ou a equipe de TI implemente o novo software?

Tempo de treinamento.  Qual será o tempo necessário para que o usuário seja treinado para usar o novo software?

Embora a diferença no custo do software seja uma despesa anual (repetida anualmente), o cálculo do tempo de implementação e treinamento, normalmente, só é exigido no primeiro ano do uso do software. Isso significa que o primeiro ano de implementação de qualquer software novo é mais caro do que os subsequentes, portanto é preciso fazer uma análise multianual do ROI.

E fica melhor ainda

Agora, podemos expandir nossa definição de ROI no software da seguinte forma:

Onde Custos Ano 1 = Custo do software + Treinamento + Implementação

Onde Custos Ano N = Custo do software

Considerando-se os valores do ROI de vários anos, fica fácil chegar às seguintes conclusões:

  • No primeiro ano de investimento em um software o ROI é inferior ao dos anos subsequentes porque os custos são mais altos no primeiro ano.
  • Se, no primeiro ano de investimento em um software,o ROI for bom, ele será melhor ainda nos anos subsequentes, quando os custos cairão.
  • Quanto maior for o período em anos de uso do software, maior será o ROI.

Resumo

Decidir quais ferramentas são as melhores para seus usuários não é um jogo de adivinhação, nem basta simplesmente comprar o produto mais moderno e torcer para que dê tudo certo. Usando a abordagem de cálculo de ROI, testada e aprovada para analisar a economia de custos e de tempo, você poderá tomar decisões mais inteligentes, que certamente serão ótimas para sua empresa.

É claro que você terá que fazer o dever de casa para chegar a uma análise cuidadosa do ROI, mas a certeza de fazer o melhor para sua empresa vale o esforço, não é mesmo?

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